Hospice Care Ottawa Job Board
Bilingual Scheduling Coordinator 024-064
Description
Coordonnateur / coordonnatrice des horaires
Qui sommes-nous ?
La Maison de soins palliatifs d’Ottawa (MSPO) est un organisme de bienfaisance communautaire dont la mission est d'accompagner et de soutenir les personnes et leurs familles dans leur cheminement de fin de vie en leur offrant des soins compatissants et de grande qualité. Les programmes de soins palliatifs comprennent des services de soins palliatifs de jour, de soutien à domicile, de soutien familial et de soins palliatifs en résidence. La Maison de soins palliatifs d’Ottawa offre ces services à trois endroits : la Maison May Court Hospice, la Maison de l'Est et la Maison Ruddy-Shenkman Hospice. Nous comptons sur la contribution de plus de 700 bénévoles qui participent à tous les aspects de nos programmes. La MSPO est fière de reconnaître et d'accueillir la diversité de notre communauté et s'efforce d'être inclusive envers tous.
Aperçu du poste
Le coordonnateur / la coordonnatrice des horaires est principalement responsable de la coordination des horaires efficaces du personnel et des bénévoles à temps plein et à temps partiel de nos résidences, et ce, dans plusieurs emplacements. Comme la MSPO exige que les résidences aient des effectifs 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et qu'il n'y ait pas de temps mort, le titulaire du poste supervisera également les commis à l'établissement des horaires afin de s'assurer que les exigences en matière d'horaire sont respectées de façon constante, tous les jours et après les heures de travail. Le coordonnateur / la coordonnatrice des horaires doit s'assurer que tous les défis liés aux horaires sont relevés, y compris les jours fériés, les congés de maladie et les heures supplémentaires. Le coordinateur / la coordonnatrice des horaires fait preuve d'une grande attention aux détails et d'un haut degré d'exactitude à tout moment, ainsi que de solides compétences en matière de communication, de gestion des conflits et de résolution des problèmes.
Responsabilités principales
1. Responsable de tous les aspects des horaires du personnel des résidences et des bénévoles :
- Travailler en collaboration avec les chefs d'équipe des résidences et le coordinateur des services de bénévolat afin de planifier et de répondre aux besoins en matière d'horaires pour la couverture des résidences et de la réception.
- Planifier quotidiennement plusieurs quarts de travail pour le personnel et les bénévoles des résidences et de la réception
- S'assurer que les horaires du personnel et des bénévoles sont exacts et que les quotas sont respectés
- Préparer et distribuer les horaires et les plans de vacances du personnel et des bénévoles, tout en respectant le libellé et les échéances de la convention collective
- Gérer tous les quarts de travail vacants en raison des absences des employés et des bénévoles, y compris les absences imprévues, les demandes de vacances, les demandes de congés et les cessations d'emploi, conformément à la convention collective et aux politiques de la MSPO
- Effectuer le suivi des demandes et des réponses pour toutes les vacances et les absences (excusées et non excusées)
- Participer aux points de contact hebdomadaires du chef d'équipe et de la programmation et à d'autres points de contact sur demande afin d'assurer la qualité des soins aux résidents et à leurs familles
- Tenir à jour une base de données du personnel qui précise le niveau de formation, le lieu de formation et les formations requises en matière de santé et de sécurité
2. Superviser le travail des commis à l'établissement des horaires :
- Superviser la charge de travail et les performances du commis à l'établissement des horaires
- Encadrer et en accompagner les commis à l'établissement des horaires dans leurs compétences en matière de communication et de gestion des conflits
- Couvrir la charge de travail des commis à l'établissement des horaires lorsqu'ils sont en congé et en assurer une couverture téléphonique occasionnelle les fins de semaine, les soirs et les nuits
3. Contribuer au travail de l'équipe des services bénévoles :
- Soutenir le recrutement, la sélection, la formation et l'orientation des bénévoles pour de multiples affectations au sein de la MSPO
- Veiller à ce que toute la documentation et la sélection appropriées de bénévoles soient compléter et mises à jour dans les dossiers
- Soutenir l'organisation d'événements pour les bénévoles, comme la journée d'appréciation des bénévoles
4. Soutenir les activités générales de la MSPO :
- Participer aux initiatives visant à soutenir et à améliorer les soins palliatifs au sein de l'organisation, comme la santé et la sécurité, la gestion des risques, l'évaluation et l'assurance de la qualité
- Soutenir une culture axée sur le travail d'équipe
- Déterminer et en mettre en œuvre des améliorations de processus
- Participer à l'orientation et à la formation continue
- Se conformer à toutes les politiques et procédures de la MSPO, aux protocoles de prévention des infections et aux politiques de santé et de sécurité au travail
- Participer à des comités, au besoin
- Participer aux activités des soins palliatifs (p. ex. la Randonnée pour la Maison de soins palliatifs, l'appréciation des bénévoles)
- Accepter d'autres tâches, selon les besoins
- Remplir l'examen annuel de l'entente d’évaluation du rendement (EER)
Compétences clés
- Responsabilité
- Communication
- Esprit critique
- Prise de décision
- Sensibilisation à l'organisation et à l'environnement
- Planification et organisation
- Résolution de problèmes
- Orientation vers les résultats
Qualifications
- Diplôme d'études post-secondaires dans un domaine connexe
- Bilinguisme (français/anglais)
- Minimum de 2 ans d'expérience en planification et des horaires
- Expérience de la gestion des horaires et de la programmation respectant les limites d'une convention collective, un atout
- Connaissance des exigences législatives en matière de formation, un atout
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités dans le cadre de son travail
- Volonté de travailler selon un horaire flexible
- Maîtrise avancée de logiciels de planification tels que Agendrix, SLING, HUMI ou similaires
- Souci du détail et haut degré de précision
- Haut niveau d'intégrité et de responsabilité
- Forte éthique de travail et attitude positive au sein de l'équipe
- Solides compétences en matière de planification, d’organisation et de priorisation des tâches
- Capacité à réagir de manière appropriée dans des situations très stressantes, avec un comportement calme et constant
- Sens aigu de la diplomatie et des compétences en matière de gestion du personnel
- Capacité à communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit
- Solides compétences en matière d'identification et de résolution des problèmes
Soutien à la réussite
- Réunions régulières avec les directrices des résidences et des services de bénévolat et l'équipe chargée des horaires
- Réunions hebdomadaires individuelles avec la directrice des services aux personnes et aux entreprises
- Retraite annuelle d'appréciation du personnel et nombreuses possibilités de formation
- Ensemble d'avantages sociaux exemplaires
Lien hiérarchique : Le titulaire du poste est placé sous l'autorité du directrice du personnel et des services généraux
Statut du poste : Permanent, temps plein
Horaire du poste : 37,5 heures par semaine, 5 jours travaillés ; peut nécessiter des soirées et des fins de semaine, occasionnellement
Rémunération : Salaire de 61 199.93 $ par an. Éligible aux avantages sociaux (santé/dentaire, assurance-vie et invalidité) après 90 jours. Admissible aux congés personnels et aux congés de maladie payés
Lieu de travail : Maison de soins palliatifs d’Ottawa : Ottawa, Kanata et Vanier
Déplacements : Doit être en mesure de se déplacer dans la région d'Ottawa vers tous les emplacements de la MSPO
Langue de travail : Anglais - oral et écrit requis. Le bilinguisme dans les deux langues officielles est un atout
COVID-19 : Une preuve de vaccination complète contre le virus COVID-19 est requise et la capacité de continuer à se conformer à la politique de vaccination est requise
Vérification du secteur vulnérable : Nécessaire
Avis de non-responsabilité :
Les énoncés ci-dessus ont pour but de décrire la nature générale et le niveau du travail effectué dans le cadre de cet emploi. Elles ne doivent pas être interprétées comme une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et compétences requises pour ce poste. Tous les membres du personnel peuvent être amenés à effectuer des tâches en dehors de leurs responsabilités normales de temps à autre, selon les besoins.
La Maison de sons palliatifs d’Ottawa est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et qui accueille les candidatures de personnes aux antécédents divers. Des mesures d'adaptation sont disponibles pour tous les aspects du processus de recrutement. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation, veuillez en faire la demande lorsque vous serez contacté(e).
Who We Are
Hospice Care Ottawa (HCO) is a community-based charitable organization whose mission is to accompany and support individuals, and their families, through their end of life journey by providing compassionate, high quality care. Hospice programs include day hospice, home support, family support, and residential hospice services. Hospice Care Ottawa delivers these services at three sites: May Court Hospice, La Maison de l’Est, and Ruddy-Shenkman Hospice. We rely on and value the contribution of over 700 volunteers who contribute to every aspect of our programs. HCO proudly recognizes and welcomes the diversity of our community and strives to be inclusive for all.
Position Overview:
The Scheduling Coordinator, is primarily responsible for coordinating effective schedules for full and part time Residence staff and volunteers for multiple locations. As Hospice Care Ottawa requires locations to have 24 hour, 7 days a week coverage with no unattended time the incumbent will also oversee the scheduling clerks to ensure scheduling requirements are consistently met daily and after hours. The Scheduling Coordinator is required to ensure that all scheduling challenges are met, including holidays, sick days and overtime requirements. The Schedule Coordinator demonstrates effective attention to detail and a high degree of accuracy at all times, with strong communication, conflict management and resolution skills.
Key Responsibilities:
1. Responsible for all aspects of Residence Staff and Volunteer scheduling by:
- Working collaboratively with the Residence Team Leaders and Volunteer Services Coordinator to plan for and meet scheduling needs for Residence and Reception coverage
- Scheduling multiple staff and volunteer Residence and Reception shifts daily
- Ensuring staff and volunteer schedules are accurate and quotas are met
- Preparing and distributing staff and volunteer schedules & vacation plans, while adhering to the specific collective agreement language and deadlines
- Managing all vacant shifts due to employee and volunteer absences, including unplanned absences, vacation requests, leave of absence requests and termination according to the collective agreement and HCO policies
- Completing tracking of requests and responses for all vacation, absences (excused and unexcused)
- Participating in Team Lead/Scheduling touch points weekly and others as requested to ensure the quality care for residents and their
families
- Maintaining a database of staff which specifies their level of training, location of training and required health and safety training
2. Oversees the work of scheduling clerks by:
- Supervising scheduling clerk’s workload and performance
- Mentoring and coaching scheduling clerk’s with communication and conflict management skills
- Covering scheduling clerk’s workload when they are on leave with occasional weekend/evening/night phone coverage.
3. Contributes to the work of the Volunteer Services Team by:
- Supporting recruitment, screening, training, and orientation of volunteers to multiple assignments within Hospice care Ottawa
- Ensuring all proper documentation and screening is completed and updated on file
- Supporting the organization of volunteer events such as the Volunteer Appreciation Day
4. Support overall operations of Hospice Care Ottawa by:
- Participating in initiatives to support and improve hospice care within the organization, such as health and safety, risk management, evaluation and quality assurance
- Supporting a team-based culture
- Identifying and implementing process improvements
- Participating in orientation and ongoing education
- Complying with all Hospice Care Ottawa Policies and Procedures, Infection Control Protocols and Occupational Health & Safety polices
- Participating on committees as required
- Participating in Hospice activities (e.g. Hike for Hospice, Volunteer Appreciation)
- Accepting other duties, as required
- Completing annual performance agreement review (PAR)
Key Competencies
- Accountability
- Communication
- Critical Thinking
- Decision Making
- Organizational and Environmental Awareness
- Planning and Organizing
- Problem Solving
- Results Orientation
Qualifications
- Post-secondary diploma or degree in a related field
- Bilingualism (French / English)
- Minimum 2 years' of planning and scheduling experience
- Experience scheduling within the limitations of a collective agreement an asset
- Knowledge of legislative training requirements an asset
- Ability to multitask and prioritize work demands
- Willingness to work a flexible schedule
- Advanced proficiency with scheduling software such as Agendrix, SLING, HUMI or similar
- Effective attention to detail and a high degree of accuracy
- High level of integrity, and accountability
- Strong work ethic and positive team attitude
- Sound planning, prioritization, and execution skills
- Ability to respond appropriately in pressure situations with a calm and steady demeanour
- A well-defined sense of diplomacy and people management skills
- Able to effectively communicate both verbally and in writing
- Strong problem identification and problem resolution skills
Support for Success:
- Regular meetings with Directors of Residence and Volunteer Services and scheduling team
- Weekly one-on-one meetings with Director, People and Corporate Services
- Annual Staff appreciation retreat and many educational opportunities
- Exemplary Benefit package
Reporting Relationship: Reports to the Human Resources Team Lead
Position Status: Permanent, Full-time (37.5 hours per week)
Position Schedule: 37.5 hours weekly, 5 days worked; May require occasional evenings and weekends
Compensation: $61,199.93 salary per year. Eligible for Group Benefits (Health/Dental, Life Insurance & Disability) after 90 days. Eligible for paid personal/sick leave
Location of Work: Hospice Care Ottawa locations: Ottawa, Kanata and Orleans
Travel: Required. Must be able to travel within Ottawa-area to all Hospice Care Ottawa Locations
Language of Work: English – oral and written required. Bilingualism in both official languages is an asset
COVID-19: Proof of full COVID-19 vaccination is required and the ability to continue to comply with vaccination policy
Vulnerable Sector Check: Required
Disclaimer:
The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed in this job. They are not to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties, and skills required of this role. All personnel may be required to perform duties outside of their normal responsibilities from time to time, as needed.
Hospice Care Ottawa is an equal opportunity employer welcoming application from individuals with diverse backgrounds. Accommodation is available during all aspects of the recruitment process. If you require accommodation, please make your request known when contacted
Compensation
$61,199.93 per year